एक प्रभावी औपचारिक बैठक चलाने की कुंजी एक सुविचारित एजेंडा है। जब आप मीटिंग के बारे में विस्तृत जानकारी के साथ पहले से एजेंडा लिखकर समय से पहले तैयारी करते हैं, तो आप न केवल शामिल सभी लोगों के लिए समय बचाएंगे, बल्कि परिणाम के सफल होने की संभावना अधिक होगी।
यहां 5 आइटम दिए गए हैं जिन्हें आपको एक प्रभावी मीटिंग एजेंडा बनाते समय हमेशा शामिल करना चाहिए:
यह एजेंडे का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा हो सकता है। यह बैठक के उद्देश्य और उस परिणाम या निर्णय को निर्दिष्ट करता है जिस पर आप अंत में पहुंचने की उम्मीद कर रहे हैं। यह शामिल सभी लोगों को यह स्पष्ट रूप से समझने की अनुमति देता है कि आप क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं और उनकी भागीदारी को क्यों महत्व दिया जाता है।
जब एजेंडा में लक्ष्य के साथ शुरुआत करना शामिल होता है, तो आप अंतिम परिणाम पर अधिक ध्यान केंद्रित करते हैं। बाकी मीटिंग एजेंडा बनाते समय, अपनी मीटिंग शुरू होने से पहले ही उसकी दक्षता में सुधार करें।
एक बार बैठक का लक्ष्य स्थापित हो जाने के बाद, चर्चा के लिए महत्वपूर्ण विषयों की सूची के साथ बैठक की तैयारी करें।
प्रत्येक चर्चा विषय को बैठक के लक्ष्य को प्राप्त करने में सहायता करनी चाहिए। सूची संक्षिप्त हो सकती है लेकिन पर्याप्त विस्तृत होनी चाहिए ताकि टीम के सदस्य प्रभावी योगदान देने के लिए टीम की बैठक की तैयारी कर सकें।
एक सामान्य तरीका यह है कि प्रत्येक विषय को एक प्रश्न के रूप में रखा जाए। यह आपके प्रतिभागियों के लिए विचार प्रक्रिया को किकस्टार्ट करता है और मीटिंग लक्ष्य के लिए इसकी सापेक्षता पर एक चेक-इन प्रदान करता है।
प्रत्येक विषय के पास विषय को कवर करने के लिए एक स्वामी और एक निर्दिष्ट समय होना चाहिए। विषय स्वामित्व जवाबदेही प्रदान करता है। एक समय सीमा बैठक को समय पर रखती है। हमारा मुफ्त मीटिंग एजेंडा यहां डाउनलोड करें: फ्रीकॉन्फ्रेंस मीटिंग एजेंडा डाउनलोड
चुनौती खुद को प्रस्तुत करती है, यह तय करते समय नहीं कि किसे आमंत्रित करना है, लेकिन किसे आमंत्रित नहीं करना है। केवल वे लोग जिन्हें वास्तव में बैठक में शामिल होने की आवश्यकता है, इस सूची में होना चाहिए।
यदि आपने अपने मीटिंग लक्ष्यों और असाइन किए गए मीटिंग विषयों को स्थापित कर लिया है, तो आपके पास उपस्थित लोगों की सूची को अंतिम रूप देने के लिए काम करने के लिए एक अच्छी नींव होनी चाहिए। इसे ध्यान में रखते हुए, प्रत्येक मीटिंग प्रतिभागी पर विचार करते समय अपने आप से तीन प्रश्न पूछें। यदि आप किसी भी प्रश्न का उत्तर हां में देते हैं, तो उसे एजेंडा आइटम की सूची में जोड़ें:
यदि आप अनिश्चित हैं, तो उसकी उपस्थिति को वैकल्पिक बनाने पर विचार करें। आप इसके बजाय कभी भी मीटिंग के बाद का सारांश, रिकॉर्डिंग या ट्रांसक्रिप्शन भेज सकते हैं। नोट-टेकर से मीटिंग मिनट्स, हमेशा जरूरी नहीं।
व्यावसायिक बैठकों के बारे में सबसे बड़ी शिकायतों में से एक यह है कि वे समय की बर्बादी होती हैं। जब सिंक लगभग 30 मिनट तक रहता है तो मीटिंग प्रबंधित करना आसान हो जाता है। समय बर्बाद किए बिना या परिणामों को गंवाए बिना अपने सहकर्मियों के समय का सम्मान करें।
अनुवर्ती कार्रवाई उतनी ही महत्वपूर्ण है जितनी बैठक। के तल पर मीटिंग एजेंडा टेम्पलेट, एक ऐसे अनुभाग को शामिल करना फायदेमंद है जहां उपस्थित लोग नोट्स ले सकते हैं, कार्रवाई आइटम, निर्णय और टेकअवे का दस्तावेजीकरण कर सकते हैं। इस अनुभाग के होने से बैठक में निकाले गए निष्कर्ष व्यवस्थित होते हैं और उपस्थित लोगों को बाद में होने वाली प्रक्रिया की कल्पना करने की अनुमति मिलती है।
बैठक के दौरान अनपेक्षित विषय उत्पन्न हो सकते हैं जो अंतिम लक्ष्य से ध्यान हटाते हैं। ट्रैक पर और समय पर रहने के लिए, "पार्किंग लॉट" में ऑफ-टॉपिक चर्चा को "पार्क" करें, आमतौर पर एजेंडा के अंत में, पिछली बैठक के बाहर फिर से जाने के लिए। इसके लिए एक और सामान्य शब्द है "चलो इसे ऑफ़लाइन लेते हैं।"
यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि उपस्थित लोग आपकी मीटिंग में दूरस्थ रूप से भाग लेंगे। सुनिश्चित करें कि सभी कॉन्फ़्रेंस विवरण स्पष्ट रूप से उल्लिखित और सही हैं, जिसमें डायल-इन नंबर, एक्सेस कोड और आपके ऑनलाइन मीटिंग रूम के लिंक शामिल हैं।
या, FreeConference.com के साथ एक मीटिंग बनाएं और कॉन्फ़्रेंस विवरण आपके मीटिंग एजेंडे के साथ सभी आमंत्रणों और अनुस्मारकों में भरे हुए हैं।
अग्रिम नोटिस में उपस्थित लोगों को बोर्ड बैठक की तैयारी करने और यह सुनिश्चित करने के लिए समय मिलता है कि उनके कार्यक्रम में कोई विरोध नहीं है।
अग्रिम सूचना उपस्थित लोगों को बैठक की तैयारी के लिए और यह सुनिश्चित करने के लिए समय प्रदान करती है कि उनके कार्यक्रम में कोई विरोध नहीं है।
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